Program do prowadzenia księgowości – na co zwrócić uwagę dokonując wyboru?

Na rynku jest zatrzęsienie przeróżnych programów do prowadzenia księgowości, które w znacznym stopniu upraszczają ten przykry dla większości przedsiębiorców obowiązek. Niestety, akurat w tym przypadku obowiązuje zasada, że tanio nie znaczy dobrze. Te naprawdę świetne i przydatne programy są drogie, dlatego firmy często szukają jakichś alternatyw. Na co należy zwrócić uwagę wybierając program do prowadzenia księgowości?

Jaki rodzaj księgowości prowadzimy?

To najważniejsza kwestia i od niej należy rozpocząć dalszą analizę. W przypadku prowadzenia księgowości uproszczonej naprawdę nie trzeba silić się na zakup bardzo kosztownego oprogramowania księgowego. W praktyce więc taki program sprowadza się do katalogowania dokumentów i pomaga w zarządzaniu bieżącymi sprawami urzędowo-skarbowymi.

Zupełnie inną bajką jest prowadzenie firmy objętej pełną księgowością. Tutaj na przedsiębiorcę czeka masa kruczków, interpretacji i obowiązków, które wymagają powierzenia obsługi księgowej wykwalifikowanemu specjaliście. Oczywiście w sytuacji, gdy firma jest odpowiednio duża i generuje spore przychody. Wówczas księgowa/księgowy musi korzystać z dobrego programu. Jakiego?

Najlepiej takiego, który łatwo się konfiguruje i dostosowuje do warunków konkretnej firmy. Zwracamy również uwagę na to, czy program powstał w oparciu o Ustawę o Rachunkowości. Jeśli możemy sobie na to pozwolić warto sięgnąć od razu po tzw. kombajn księgowy, czyli oprogramowanie umożliwiające zarządzanie sprzedażą, a nawet obsługę magazynu.

Dedykowane czy masowe?

Każda firma może oczywiście zlecić dostarczenie programu do prowadzenia księgowości w 100% dostosowanego do swoich potrzeb, czyli dedykowanego. Często jednak barierą okazują się finanse – takie oprogramowanie jest niestety dość drogie. Dlatego dużo większą popularnością cieszą się programy masowe, które można kupić w każdym sklepie specjalistycznym czy po prostu online. Nie jest to jednak rozwiązanie idealne.

Jak wiadomo, rzeczy uniwersalne wymagają kompromisów. Firma inwestująca w gotowy program musi więc więc liczyć z tym, że to ona dostosowuje się do oprogramowania, a nie odwrotnie. W tym kontekście dużą przewagę osiąga program dedykowany. Zwykle będzie on także bardziej rozbudowany – dostawca może go bez problemu wzbogacić np. o system kadrowo-płacowy.

Mała firma? Pomyśl o obsłudze zewnętrznej

W przypadku małych biznesów zakup programu do prowadzenia księgowości mija się z celem. Oferta biur rachunkowych, które poprowadzą sprawy księgowe już za kilkadziesiąt czy kilkaset złotych miesięcznie jest tak bogata, że naprawdę można wybrać dla siebie najkorzystniejsze i bardzo wygodne rozwiązanie.

Ogromną popularnością cieszy się przede wszystkim księgowość online – podpisując umowę z taką firmą zyskuje się dostęp do jej panelu, w którym można wystawiać faktury. Księgowanie następuje po przesłaniu zeskanowanych dokumentów. Jest to dobry pomysł dla mikrofirm czy osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Alternatywę stanowią jeszcze programy do fakturowania online, ale korzystając z nich nie rozwiązujemy problemu prowadzenia księgowości.